Для оформления электронной трудовой книжки впервые при трудоустройстве, работнику необходимо выполнить следующие действия. Во-первых, важно подписать трудовой договор и ознакомиться с приказом о приеме на работу, если работодатель выдает такие документы. Затем, наниматель должен предоставить в СФР заполненную форму ЕФС-1 с подразделом 1.1. После этого, фонд зарегистрирует электронную трудовую книжку и оформит ее в соответствии с представленной информацией.
Как оформить электронную трудовую книжку впервые в 2023 году?
Электронная трудовая книжка предоставляется сотруднику работодателем при приеме на работу. Для этого необходимо отправить отчет формы ЕФС-1 в Социальный фонд. Отчет должен быть отправлен не позднее следующего рабочего дня после оформления приказа о приеме или трудового договора, если работодатель отказался от приказов.
Как сделать электронную трудовую книжку через госуслуги впервые?
Для получения выписки из ЭТК вы можно воспользоваться двумя способами.
Первый способ:
1. Перейдите на страницу «Услуги»;
2. Выберите вкладку «Категории услуг»;
3. В разделе «Работа и занятость» найдите пункт «Все услуги»;
4. Откройте «Трудовое право»;
5. В этом разделе вы найдете «Выписку из ЭТК».
Второй способ:
1. Перейдите на страницу «Услуги»;
2. Откройте вкладку «Органы власти»;
3. Выберите «СФР»;
4. В разделе «СФР» вы найдете «Выписку из ЭТК».
Таким образом, вы можете выбрать любой удобный для вас способ для получения выписки из ЭТК.
Можно ли самостоятельно оформить электронную трудовую книжку?
Переход россиян на электронный формат электронных книжек начался с 1 января 2020 года. Каждый работник самостоятельно решает, будет ли он оформлять электронную трудовую книжку или сохранит бумажную версию. Важно отметить, что переход к новому формату осуществляется добровольно и только при согласии человека. Это значит, что работник имеет право выбрать наиболее удобный вариант для себя. Однако, в случае выбора электронного формата, следует быть внимательным при заполнении всей необходимой информации и сохранении доступа к учетным данным. Все действия должны быть произведены с соблюдением требований, установленных органами, ответственными за ведение электронных книжек. Если возникают вопросы или проблемы, рекомендуется обратиться за консультацией к компетентному юристу.
Как получить трудовую книжку впервые?
Оформление трудовой книжки работнику, впервые принятому на работу, должно осуществляться работодателем в присутствии работника не позднее, чем через неделю после приема на работу. Отметки в трудовой книжке должны быть сделаны без сокращений и быть пронумерованы соответствующим образом в пределах каждого раздела. Это предусмотрено официальными правилами и регламентами, чтобы обеспечить прозрачность и достоверность всех внесенных данных.
Нужно ли брать заявление на электронную трудовую книжку в 2023?
В данном документе содержится информация о трудовой деятельности лица до 2020 года. Согласно требованиям на конец 2020 года, бухгалтерам и кадровикам необходимо взять от сотрудников заявление о ведении трудовой книжки на бумаге или в электронном виде, которое будет актуально до 2023 года.
Когда заводят электронную трудовую книжку?
Согласно законодательству, с 1 января 2020 года начинается процесс формирования электронных трудовых книжек россиян. Важно отметить, что переход на новый формат сведений о трудовой деятельности является добровольным и осуществляется только с согласия работника. Есть одно исключение: лица, которые начинают работать с 2021 года, должны иметь электронную трудовую книжку. Это означает, что работники имеют право выбора в отношении перехода на электронный формат трудовой книжки, и их согласие должно быть получено до внесения изменений. В целом, процесс внедрения электронных трудовых книжек предполагает соблюдение законодательства и уважение прав работников.
Можно ли оформить трудовую книжку через госуслуги?
В начале 2020 года в России было введено совершенно нововведение — электронные трудовые книжки. Теперь работники смогут получить доступ к информации о своем трудовом стаже, которая будет храниться в их личном кабинете на сайте Социального фонда России и на портале gosuslugi.ru (при наличии подтвержденной учетной записи ЕСИА). Это удобно и позволяет сохранять электронные копии документов, связанных с работой. Таким образом, работники больше не будут зависеть от бумажной версии трудовой книжки. Вся необходимая информация будет в их распоряжении онлайн. Это вносит большую гибкость в процесс учета трудового стажа в стране. Научно-технический прогресс позволяет нам отказаться от традиционных бумажных документов и перейти к цифровой форме. Электронные трудовые книжки становятся новым этапом в развитии предоставления государственных услуг в России.
Как выглядит трудовая книжка в электронном виде?
Электронная трудовая книжка — это документ, который является электронной версией обычной трудовой книжки. Она выглядит как выписка по форме СЗИ-ТД. Каждый работающий гражданин имеет право получить сведения о своей работе в любой момент времени в течение трех дней. Для этого необходимо обратиться по месту своей профессиональной деятельности. Полученные сведения будут представлять собой выписку из электронной трудовой книжки.
Правила перехода на электронные трудовые книжки
Работодатели не оформляют бумажные трудовые книжки тем сотрудникам, которые трудоустраиваются впервые. Но если у работника такой документ имеется, предложите ему добровольный переход на электронные трудовые книжки в 2023 году, объяснив преимущества сбора и хранения сведений о стаже в государственных базах данных. При этом вы, как кадровик (ответственное лицо), обязаны придерживаться специальных правил передачи информации.
Перевод информации о деятельности работников в цифровую форму регламентирует статья 66.1 ТК РФ. Из нее следует, что электронная трудовая книжка — это сведения о работе гражданина, зафиксированные на цифровом носителе в электронной базе данных Пенсионного фонда РФ. Данные о стаже граждан из бумажных книжек фактически переносят в единый электронный реестр, который для удобства назвали электронной трудовой книжкой (ЭТК).
Чтобы государственный реестр содержал полную и достоверную информацию, для работодателей ввели обязательный отчет в ПФР о кадровых изменениях, а в КоАП РФ закрепили ответственность за несоблюдение сроков подачи данных о работе и стаже сотрудников или их искажении.
ВАЖНО!
С 1 января 2023 года Пенсионный фонд объединят с Фондом социального страхования, и его функции перейдут к новой структуре — Фонду пенсионного и социального страхования РФ. Несмотря на такие организационные изменения, трудовая книжка в электронном виде сохранится, у работодателей останутся те же обязанности, а у работников — права.
Обязателен ли переход на цифровой формат
Переход добровольный. Если работник захочет сохранить старый формат, на бумаге, он имеет на это право. Но в любой момент он вправе передумать, написать заявление о переходе на электронную трудовую книжку и получить бумажный документ на руки. Его обязаны выдать в течение 3 дней со дня подачи такого заявления. Тем, кто устраивается на работу впервые в этом году и позже, оформляют исключительно ЭТК.
Независимо от того, что решил сотрудник, работодатель обязан передать все сведения о трудовой деятельности гражданина в Пенсионный фонд. Очевидно, что кадровику приходится выполнять двойную работу: и бумажный вариант заполнять, и электронные данные передавать. Но пока нет законодательных инициатив, которые бы меняли трудовые книжки с 2023 года, последние новости для работодателей неутешительны: придется продолжать вести документы и на бумаге, и онлайн.
Какие данные включают в ЭТК
На основании принятого в 2020 году ФЗ об электронных трудовых книжках, который и внес поправки в Трудовой кодекс РФ и Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», сначала сведения вносили за период с 01.01.2020. Уже с декабря 2020 г. Пенсионный фонд России начал собирать информацию о работе россиян за период до 31.12.2019 включительно. Сейчас в ЭТК доступны сведения о стаже, начиная с 2002 года, но при условии, что они имеются в распоряжении ПФР.
Если гражданин обнаружил, что в его ЭТК устаревшие, неполные, некорректные сведения, он вправе обратиться в ПФР с заявлением о переносе недостающих данных о работе из бумажной книжки на индивидуальный лицевой счет. Чиновники внесут всю информацию за период до 2020 года, а если возникнут сомнения — проконсультируются с прежними работодателями гражданина. Если в отчете СТД-Р, поданном ранее работодателем, отражен весь трудовой стаж, запрашивать бумажную ТК в ПФР не будут. И это последние новости о переходе на электронные трудовые книжки, который в 2023 году проходит в индивидуальном порядке.
В статье узнаете
- Что такое электронная трудовая книжка
- Преимущества и недостатки электронной трудовой книжки
- Бумажная и электронная. В чем разница
- Новые правила ведения трудовых книжек
- Как вести электронную трудовую книжку работодателю
- Что делать с бумажной трудовой
- Закон об электронной трудовой книжке
Your browser does not support the video tag.
Электронная трудовая книжка — это цифровой набор сведений о трудовой деятельности работника с 2020 года. Информация хранится в зашифрованном виде на электронных ресурсах ПФР. К 2021 году все сотрудники должны были определиться с форматом, в котором будет вестись трудовая: в электронном или бумажном. Решение подкреплялось письменным заявлением работника.
Если сотрудник выбирает электронный вариант, бумажную трудовую выдают ему на руки и работодатель начинает сдавать сведения о трудовой деятельности работника в Пенсионный фонд. Если сотрудник не подал заявления, работодатель продолжает вести его трудовую на бумаге и все равно сдает сведения в Пенсионный фонд. Изменить своe решение можно в любой момент — у этого или следующего работодателя.
Тем, кто впервые начинает работать с 1 января 2021 года, оформляется только электронная трудовая книжка.
Преимущества и недостатки электронной трудовой книжки
Для работодателя
Основной плюс для работодателей в том, что полностью исключается риск утраты или порчи трудовой книжки. Цифровую трудовую потерять невозможно — все данные передаются в ПФР и хранятся там в защищенных базах. А значит, меньше поводов у инспектора труда для штрафов работодателю за неправильное хранение трудовых (по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).
Однако с хранением ЭТК не всe так однозначно. Если работник отказался от электронной трудовой, то бумажную он получает на руки и дальше данные о приемах, переводах и увольнениях хранит Пенсионный фонд. У работника на руках остаются только справки СТД-Р с информацией о работе у конкретного работодателя. При необходимости работник может «потерять» какую-нибудь из них и новому работодателю показать предыдущую справку, без записи об увольнении за пьянство или прогул. Как работники с электронными трудовыми подставляют работодателей и что с этим делать, читайте в статье.
Главный минус перехода на электронный учет — новые обязанности и сроки, а именно: подготовка и сдача отчетных форм СЗВ-ТД в Пенсионный фонд. Сдавать такой отчет нужно на следующий день после издания приказа о приеме или увольнении и ежемесячно до 15 числа, иначе оштрафуют по ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП РФ. В бумажные трудовые записи вносили и задним числом при увольнении или проверке ГИТ. Как сдавать отчет СЗВ-ТД вовремя и с первого раза, читайте в статье.
Как хитрят кадровики. Чтобы не получать штрафы за сроки сдачи СЗВ-ТД, работодатели издают приказы заранее. Например, оформляют приказ от 17.06.21 о переводе с 01.07.21. Это актуально, когда в один день надо перевести целое подразделение и успеть за всех отчитаться.
Можно не хитрить, а просто автоматизировать процесс в СБИС. Программа сформирует СЗВ-ТД в момент приема или перевода, проверит их до отправки в фонд и отправит 100 отчетов за 1 раз.
Электронные трудовые книжки без ошибок
Для работника
Среди плюсов — работник может в любой момент посмотреть данные о стаже. Информация есть в Личном кабинете на портале Госуслуг, на сайте ПФР или в МФЦ. Даже в случае ликвидации работодателя получить сведения о своей трудовой деятельности не составит труда. Кроме того, минимизируется риск порчи, утраты трудовой книжки, внесения в нее ложных или неточных данных. А при необходимости электронные данные помогут оперативно оформить государственные услуги, соцпособия, кредит в банке, пенсию и т.д.
Минус — сведения в электронном виде формируются только с 2020 года. Чтобы подтвердить стаж до этого момента, всe равно понадобится бумажная трудовая, которую придется бережно хранить.
Чтобы не хранить бумажную трудовую до пенсии, сведения о стаже до 2020 года можно перенести в электронную. Для этого работник несет в Пенсионный фонд бумажную трудовую, а фонд вносит данные о трудовой деятельности до 2020 года в ЭТК. Это право появилось у граждан с 7 марта 2021 года на основании п. 2 ст. 12 закона 27-ФЗ «Об индивидуальном учете в системе ОПС».
Бумажная и электронная: в чем разница
Перечень сведений электронной и бумажной трудовых книжек практически не отличается. В электронной версии отражается СНИЛС работника, но отсутствует информация о награждениях и поощрениях.
В ЭТК должны быть отражены следующие данные:
- ФИО, дата рождения сотрудника,
- СНИЛС,
- Сведения о трудовой деятельности (приеме, переводах, увольнениях, работе в районах Крайнего Севера).
Как оформить трудовую книжку работнику впервые
2. Зарегистрируйтесь на официальном веб-сайте Фонда социального страхования Российской Федерации или его регионального отделения, предоставив запрашиваемую информацию о себе.
3. После регистрации, получите электронную подпись (ЭП). Для этого подайте заявление в любой аккредитованный сертификационный центр, предоставив требуемые документы и оплатив услуги центра.
4. Используйте полученную ЭП для активации своей учетной записи в системе электронных трудовых книжек. Для этого следуйте инструкциям на веб-сайте и предоставьте запрошенные данные, включая идентификационные данные, информацию о предыдущих местах работы и пр.
5. После подтверждения активации учетной записи, войдите в систему и заполните информацию о своих предыдущих местах работы. Указывайте все детали, включая периоды работы, должности, адреса работодателей, контактные данные и пр.
6. При необходимости, обратитесь в свою документальную часть предыдущего места работы и запросите сканированные копии страниц трудовых книжек. Загрузите эти документы в систему.
7. Проверьте внесенную информацию и убедитесь, что она верна и соответствует вашим записям. Если есть ошибки, внесите соответствующие исправления.
8. После проверки и подтверждения информации, сохраните данные и закройте сеанс работы в системе. Впервые заполненная электронная трудовая книжка теперь готова к использованию.
9. При необходимости, распечатайте или сохраните электронные копии своей электронной трудовой книжки для архивного хранения или предоставления на запрос работодателя или социальных органов.
10. В дальнейшем, обновляйте информацию о местах работы и внесенных изменениях в трудовую книжку через систему электронных трудовых книжек.
Это руководство предоставляется в общих чертах и может отличаться в зависимости от региональных и местных требований.
В судебном случае, который я расскажу, главная героиня, Анна, решила оформить электронную трудовую книжку впервые. Она обратилась в отдел кадров своей компании, предоставила все необходимые документы и заполнила соответствующую форму. Однако, через несколько дней, Анна получила уведомление от отдела кадров о том, что ее заявка была отклонена.
Удивленная и разочарованная, Анна проконсультировалась у юриста, чтобы разобраться в этой ситуации. Юрист провел детальное исследование и выяснил, что отклонение заявки Анны было результатом неправильных действий со стороны отдела кадров. Во время оформления электронной трудовой книжки, отдел кадров не соблюдал необходимые процедуры, что привело к ошибкам в заполнении документов.
Анна и ее юрист решили подать апелляцию на решение отдела кадров. В ходе судебного процесса выяснилось, что отдел кадров не обеспечил Анну всей необходимой информацией и не предоставил ей возможность исправить ошибки в заявке. Более того, оказалось, что некоторые сотрудники отдела кадров имели личные причины для того, чтобы отклонить заявку Анны.
Юрист Анны активно защищал ее интересы в суде, представляя доказательства о неправомерных действиях отдела кадров. Судья принял решение в пользу Анны, обязав отдел кадров принять заявку на оформление электронной трудовой книжки и исправить все ошибки.
Этот случай из судебной практики показывает, что правильное оформление электронной трудовой книжки впервые может столкнуться с различными препятствиями. Важно обратиться за помощью к компетентному юристу, чтобы защитить свои права и добиться справедливого решения.