как рассчитываются отпускные

Как рассчитать отпускные в 2022 и 2023 году: примеры и калькулятор

Автоматизируйте работу с сотрудниками, сдавайте отчеты и ведите учет в Контур.Бухгалтерии без авралов и рутины.

В общем случае сотруднику на трудовом договоре положены 28 дней оплачиваемого отпуска в году (гл. 19 ТК РФ). Их можно разбить на части или взять целиком.

Если сотрудник работает в штате год и больше, отпуск можно взять в любое время. После трудоустройства на новое место уйти в первый отпуск можно через полгода постоянной работы. Получить отпуск раньше полугода можно по договоренности с работодателем. А вот откладывать отпуск больше двух лет нельзя, это грубо нарушает правила организации труда. Выдать отпускные вместо очередного отпуска тоже не получится.

Некоторым работникам положены дополнительные ежегодные оплачиваемые отпуска (ст. 116 ТК РФ):

• при ненормированном рабочем дне;
• при опасных и вредных производствах;
• при работах особого характера;
• при работе на территориях Крайнего Севера и других районах, где установлены процентные надбавки к заработной плате.

Дополнительный отпуск отличается от обычного тем, что из дней, которые на него отводятся, исключаются праздники и нерабочие дни.

Порядок расчета отпускных

Отпускные — это выплаты сотруднику перед отдыхом, они начисляются как средний заработок за дни отпуска. Другая ситуация — выплата отпускных перед увольнением за неиспользованные дни отпуска.

Чтобы рассчитать отпускные, нужно выполнить несколько действий, перечислим их по порядку.

Определить состав выплат работнику в расчетном периоде

Прежде всего нужно рассчитать средний заработок. Для этого учитываются все виды выплат у работодателя (п. 2 постановления Правительства РФ от 24.12.2007 № 922):

• зарплата, начисленная по тарифам или окладу за отработанное время;
• сдельная зарплата;
• зарплата в процентах от выручки компании или комиссионное вознаграждение;
• зарплата в неденежной форме и пр.;
• премии, выплаченные за труд, в том числе премия по итогам квартала или года, за выслугу лет (особенности по премиям перечислены в п. 15 Постановления № 922).

Виды выплат, по которым рассчитывается средний заработок, должны быть перечислены во внутренних документах компании и начислены за труд. Не входят в совокупный заработок больничные или декретное пособие, материальная помощь, возмещение за обеды и командировочные.

Легко отчитывайтесь за сотрудников

Отчеты за сотрудников, по бухгалтерскому и налоговому учету, в Росстат. Онлайн-бухгалетрия сама заполнит отчетность по данным учета.

Определить расчетный период

Для вычисления среднего заработка берется расчетный период — 12 календарных месяцев перед месяцем отпуска. Здесь месяц — это период с 1 по 30 или 31 число (или 28 / 29 в феврале). Например, сотрудник берет отпуск в апреле 2023, тогда расчетный период — это промежуток с 1 апреля 2022 по 31 марта 2023.

Во внутренних документах компании можно предложить другие периоды для расчета среднего заработка, если это не нарушает прав работников и не ухудшает их положения (ст. 139 ТК РФ). Но тогда придется рассчитывать средний заработок дважды: исходя из 12 месяцев и по внутренним правилам организации. Суммы сравнивают и берут ту, которая окажется больше.

Из расчетного периода исключают некоторые промежутки и деньги, начисленные в это время:

• пребывание на больничном или в отпуске по беременности и родам;
• простой по вине компании или по причинам, которые не вызваны виной работодателя или работника;
• забастовка, в которой работник не участвовал, но не мог из-за нее трудиться;
• оплачиваемые выходные, которые работник получал дополнительно для ухода за детьми-инвалидами или взрослыми инвалидами с детства;
• другие случаи освобождения от работы с сохранением или без сохранения зарплаты согласно законам РФ.

Строго говоря, в расчет среднего заработка идут только те дни или часы, когда сотрудник находился на работе согласно графику и выполнял свои обязанности.

В некоторых случаях у работника за все предшествующие отпуску 12 месяцев нет отработанных дней и начисленной зарплаты. Тогда средний заработок определяют исходя из заработка, который начислен за 12 месяцев предшествующего периода (п. 5 Положения №922).

Расчет среднего дневного заработка и отпускных

Теперь, когда известен период для расчета и выплаченные суммы, надо рассчитать средний дневной заработок. Если в расчетный период сотрудник не был на больничном и не брал отгулы, то формула для расчета простая. В ней используется значение 29,3 — это среднее количество дней в месяце:

Среднедневной заработок = Совокупный доход / 12 × 29,3

Если же в расчетном периоде были исключаемые дни и часы или сотрудник работал меньше года, тогда формула для расчета меняется. Сначала нужно определить, какие месяцы сотрудник отработал целиком и посчитать количество дней в них:

Дни в полных месяцах = Количество месяцев × 29,3

После этого рассчитывают, сколько рабочих дней в каждом месяце, отработанном не целиком. Не нужно считать отдельные дни по календарю, вместо этого применяют формулу:

Отработанные дни в месяце = (Календарные дни в месяце — Исключенные дни) × 29,3 / Календарные дни месяца

Затем складывают все суммы и получают количество отработанных дней в расчетном периоде. Теперь можно вычислить средний дневной заработок по формуле:

Среднедневной заработок = Сумма выплат в расчетном периоде / Календарные отработанные дни в расчетном периоде

Кадровые документы, зарплата, отчетность

Справки о доходах и другие документы в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия. Сервис сам заполнит справку и выведет на печать.

Сроки выплаты отпускных, НДФЛ и взносов

Отпускные сотруднику нужно перечислить, минимум, за три календарных дня до отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ). Скажем, если сотрудник идет в отпуск с понедельника, то деньги нужно выплатить не позднее предшествующего четверга. Если такой день приходится на выходной или праздник, деньги нужно перевести в ближайший предшествующий рабочий день. А вообще, отпускные можно выплатить и еще раньше (письме Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1).

При начислении с отпускных нужно удержать НДФЛ: для резидентов 13%, для нерезидентов 30%. С 2023 года перечислять налог нужно на единый налоговый счет. 28 числа текущего месяца перечисляем НДФЛ с выплат, которые делали с 23 числа предыдущего месяца по 22 число текущего. 25 числа текущего месяца подаем уведомление об исчисленных суммах НДФЛ, чтобы налоговая знала, какую сумму распределить с ЕНС в пользу этого налога.

Отпускные — часть заработка, поэтому они облагаются страховыми взносами. В 2023 году действует единый тариф для уплаты взносов в СФР:

• 30% платим в рамках предельной базы, которая в 2023 году составляет 1,92 млн рублей с начала года;
• 15,1% платим после превышения предельной базы;
• взносы на травматизм зависят от установленного для компании тарифа — 0,2-8,5%.

Если не перечислять отпускные вовремя, возможны штрафы (ч. 1, 4 ст. 5.27 КоАП РФ):

• для компании — 30-50 тыс. рублей в первый раз и 50-70 тыс. рублей при повторном опоздании;
• для ИП — 1-5 тыс. рублей в первый раз и 10-20 тыс. рублей при повторном нарушении;
• для должностных лиц — 1-5 тыс. рублей в первый раз и 10-20 тыс. рублей или дисквалификация на 1-3 года при повторном нарушении.

Шаг 1. Определяем продолжительность расчетного периода для отпускных

По каким правилам определять расчетный период, зависит от того, сколько отработал сотрудник у работодателя: больше года или меньше.

Сотрудник отработал больше года. Расчетный период для отпускных — 12 месяцев, предшествующие месяцу отпуска.

Первый рабочий день Марины Соколовой — 22 мая 2022 года. Марина берет отпуск с 10 июля 2023 года. Расчетный период — 12 календарных месяцев, предшествующие июлю, — с 1 июля 2022 по 30 июня 2023.

Точно так же определяют расчетный период, когда отпуск начинается в одном году, а заканчивается в другом. Например, если бы отпуск Соколовой был с 29 декабря 2023 года по 16 января 2024 года, за расчетный период взяли бы дни с 1 декабря 2022 по 30 ноября 2023.

Сотрудник отработал меньше года. Значит, расчетный период — все отработанное время. Например, Николая Старовойтова приняли на работу 10 марта 2023 года, а с 15 сентября 2023 года он идет в отпуск. Значит, расчетный период — с 10 марта по 31 августа 2023.

Какие дни исключают из расчетного периода: примеры

Из расчетного периода надо исключить дни, когда сотрудник:

• получал средний заработок, например был в командировке или в оплачиваемом отпуске. Исключение — перерывы для кормления ребенка;
• болел;
• был в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребенком до полутора лет;
• был в отпуске за свой счет;
• использовал дополнительные оплаченные выходные для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
• был в простое по вине работодателя или по причинам, не зависящим от сторон трудового договора. Например, из-за отключения электричества или забастовки, хотя в ней не участвовал;
• был освобожден от работы с полным, частичным сохранением зарплаты или без оплаты.

Рассмотрим на примере.

Инженер Артем Гладышев работает в ООО «Веселые ребята» три года. С 14 ноября 2023 года уходит в отпуск.

У Гладышева есть такие периоды, которые нужно исключить:

— с 1 по 22 августа 2023 года — командировка;

— с 23 по 31 августа 2023 года — отпуск без сохранения зарплаты по семейным обстоятельствам.

Расчетный период для начисления отпускных — с 1 ноября 2022 по 31 октября 2023. Из этого периода нужно исключить дни командировки и отпуска за свой счет. Получается, весь август 2023 года не учитываем.

Другой пример, если в расчетном периоде человек болел.

Менеджер Юлия Васнецова работает в ООО «Стелс» два года. С 7 февраля 2024 уходит в отпуск. Она болела:

— с 24 по 29 декабря 2023 года;

— с 11 по 18 января 2024 года.

Расчетный период Васнецовой — с 1 февраля 2023 по 31 января 2024. Из него исключаем время, когда Юлия болела. А вот праздничные нерабочие дни с 1 по 8 января входят в расчетный период.

Бывает, что весь расчетный период состоит из времени, которое нужно исключить, — например, в случае декрета. Тогда берут предшествующий период, равный расчетному: 12 месяцев до всех исключаемых периодов.

Антонина Спиридонова работает в ООО «Атмосфера» четыре года, уходит в отпуск 14 ноября 2023.

У Спиридоновой есть такие исключаемые периоды:

— с 7 марта по 24 июля 2022 года — отпуск по беременности и родам;

— с 25 июля 2022 года по 13 ноября 2023 года — отпуск по уходу за ребенком до полутора лет.

По общему правилу расчетный период для Антонины — с 1 ноября 2022 по 31 октября 2023. Но он полностью состоит из времени, которое нужно исключить. Поэтому при расчете отпускных берут дни с 1 марта 2021 года по 28 февраля 2022 года — 12 месяцев, предшествующие месяцу ухода в отпуск по беременности и родам.

Еще один частный случай — нужно исключить все дни в расчетном периоде, а в предшествующем периоде человек попросту не работал в компании или у ИП. Тогда в расчет берут дни, отработанные в месяце, в котором сотрудник уходит в отпуск, — до даты начала отдыха.

Например, Илья Агулов работает в компании с 13 марта 2023 года:

• с первого же дня и по 30 августа Илью отправили в командировку;
• с 1 по 30 сентября он ушел в учебный отпуск;
• с 1 по 30 октября Агулова снова отправили в командировку.

С 24 ноября 2023 года Илья решил взять отпуск, директор был не против. Тогда его расчетный период будет с 1 по 23 ноября 2023 года.

Шаг 2. Определяем заработок сотрудника за расчетный период

Чтобы рассчитать заработок, нужно определить, какие выплаты учитываются за это время, а какие — нет.

Выплаты, которые нужно учитывать, — это деньги, которые считаются платой за труд. К ним относят:

• зарплата, которую начислили за отработанное время;
• гонорары, авторские вознаграждения;
• надбавки и доплаты — например, за выслугу лет, совмещение профессий;
• компенсационные выплаты, связанные с режимом работы и условиями труда. Это районные коэффициенты и процентные надбавки к зарплате, доплаты за работу во вредных и тяжелых условиях труда, в ночное время, при многосменном режиме, в выходные и праздничные дни и сверхурочно;
• премии и вознаграждения. Но тут есть особенности, о них — дальше.

При расчете отпускных нужно учесть премии — годовые, полугодовые, квартальные, ежемесячные, разовые. Но только в том случае, если они отвечают одновременно двум условиям:

1. Служат вознаграждением за труд. Например, премия за выполнение плана.
2. Предусмотрены трудовым договором или локальным нормативным актом организации, например положением об оплате труда.

Другие виды премий — например, к юбилею, за выслугу лет или ко дню рождения компании — не учитывают при расчете.

Как учитывать премии при расчете отпускных

Если в расчетном периоде отработаны не все дни, полностью учитывайте только премии, начисленные с учетом отработанного времени. Остальные премии — пропорционально отработанному времени.

Выплаты, которые нужно исключить. Это суммы, начисленные за такие периоды:

• за сотрудником сохраняли средний заработок — например, во время командировки или оплачиваемого отпуска. Исключение — перерывы для кормления ребенка;
• сотрудник получал больничное пособие или пособие по беременности и родам;
• сотруднику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
• сотрудник не работал из-за простоя по вине бизнеса или по причинам, не зависящим от сторон трудового договора, например из-за приостановки деятельности компании или ИП;
• сотрудник не участвовал в забастовке, но из-за нее не мог работать.

Еще при расчете отпускных не учитывают выплаты социального характера и те, что не связаны с оплатой труда. Например, материальную помощь, оплату питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха.

Разберем на примере.

Сергей Котов работает в ООО «Ладога» с 1 марта 2023 года. С 1 по 14 июля 2023 года Сергей берет отпуск. Расчетный период — с 1 марта по 30 июня 2023.

С 14 по 18 апреля он был в командировке. Общая сумма выплат за расчетный период — 275 000 ₽. Командировочные — 5000 ₽. Командировочные в расчет не берем.

Дальше переходим к следующему шагу — рассчитаем средний заработок для отпускных.

Отпускные рассчитываются таким образом: сначала необходимо определить размер дохода, который был получен за последние 12 месяцев. Эта сумма делится на фактически отработанный за этот период время. После этого полученное значение умножается на количество неиспользованных дней отпуска.

Как правильно рассчитать сумму отпускных?

Отпускные и зарплата рассчитываются по-разному. Зарплата начисляется за отработанные дни, а отпускные за календарные дни, которые умножают на среднедневной заработок. Таким образом, для расчета примерного размера отпускных нужно разделить зарплату на 29,3 (среднее количество дней в месяце) и умножить на количество дней отпуска.

Сколько будет отпускных при зарплате 30000?

При расчете отпускных учитываются различные факторы, такие как длительность рабочего периода, количество отработанных месяцев и причины отсутствия на работе. Если сотрудник не полностью отработал один или несколько месяцев расчетного периода или отсутствовал на работе по каким-либо причинам, то порядок расчета отпускных усложняется.

В данном случае, для расчета отпускных используется следующая формула:

Среднемесячная заработная плата = (30 000 руб. x 12 мес.) / 12 мес. = 30 000 руб.

Среднедневная заработная плата = Среднемесячная заработная плата / 29,4 дн.

Отпускные, которые будет получать сотрудник, составляют:

Отпускные = Среднедневная заработная плата x 14 дн. = 14 285,71 руб.

Таким образом, сотрудник будет получать отпускные в размере 14 285,71 руб., учитывая приведенные условия и формулу расчета.

Как правильно рассчитать отпускные в 2023 году?

Статья 93 Трудового кодекса РФ устанавливает, что по истечении 6 лет работы подряд на одном месте сотрудник имеет право на оплачиваемый отпуск продолжительностью 42 календарных дня. В данном случае, сотрудник уходит в отпуск с 18 июля 2023 года.
В соответствии с пунктом 1 статьи 123 Трудового кодекса РФ, заработная плата при расчете оплачиваемого отпуска должна быть рассчитана как средний заработок за 12 месяцев, предшествующих месяцу, в котором начат отпуск. Однако, в данном случае, отпуск будет начат до истечения указанного периода. Поэтому для расчета среднего заработка необходимо использовать пропорциональную формулу.
Согласно формуле, заработок за рабочий период (РП) необходимо разделить на 12 (количество месяцев в РП) и на 29,3 (количество дней в месяце). Таким образом, получается средний дневной заработок в РП.
Затем, сотруднику будет зачислено денежное вознаграждение за каждый день отпуска в соответствии со средним дневным заработком, рассчитанным по формуле. При этом, общая сумма денежного вознаграждения будет зависеть от количества дней отпуска, которые сотрудником будет фактически использовано.
Таким образом, при расчете оплачиваемого отпуска для данного сотрудника необходимо использовать пропорциональную формулу для определения среднего дневного заработка в РП, исходя из заработка за все месяцы работы до начала отпуска.

Как рассчитываются отпускные и зарплата?

Отпускные, которые выплачиваются работнику, не относятся к компенсационным или стимулирующим выплатам и не являются частью заработной платы. Отпускные представляют собой средний заработок работника, который сохраняется за ним за каждый день ежегодного оплачиваемого отпуска (ссылки на соответствующие нормативные акты).

Что входит в средний заработок для расчета отпускных?

В основу расчета среднего заработка входят все виды выплат, предусмотренные системой оплаты труда, которые работодатель применяет и которые оговорены в трудовом договоре, коллективном договоре или локальных нормативных актах. Сюда включаются все надбавки, доплаты и премии. В Постановлении №922 содержатся исключительные ситуации, в которых возможен расчет отпускных.

Что больше отпускные или компенсация за неиспользованный отпуск?

В данном тексте говорится о том, что поскольку правила расчета единые, то невозможно сравнить, что больше — отпускные или компенсация за отпуск. Суммы этих выплат одинаковые. Если работнику компенсируют отдых, то он получит столько же, сколько выплатили бы за нерабочие дни.
Это означает, что работник, имеющий право на отпуск, может получить его двумя способами: либо фактически отполнять отпуск с заработком в этот период, либо получить компенсацию за неиспользованный отпуск. Оба варианта приводят к равному размеру выплаты.

Почему отпускные меньше чем заработная плата?

Отпускные обычно составляют меньшую сумму, чем заработная плата, потому что они рассчитываются на основе среднего дневного заработка. Средний дневной заработок определяется на основе календарных дней, поэтому он чаще всего ниже, чем заработок за один рабочий день. Такая система расчета обусловлена законодательством и используется для определения размера отпускных. Поэтому, если вы рассчитываете получить отпускные, необходимо учесть, что они будут составлять меньшую сумму по сравнению с вашей обычной заработной платой.

Какие месяцы берутся для расчета отпускных?

Для определения среднего заработка необходимо учесть расчетный период, который составляет 12 календарных месяцев перед месяцем отпуска. Месяц в данном случае означает период с 1 по 30 или 31 число (или 28/29 в феврале). Например, если сотрудник планирует взять отпуск в апреле 2023 года, то расчетный период будет соответствовать промежутку с 1 апреля 2022 года по 31 марта 2023 года. Это означает, что при определении среднего заработка будут учитываться доходы и сроки работы сотрудника именно за этот период.

Как рассчитать отпускные в 2023 году?