Как заверить копию трудовой книжки в 2022 году: образец
Если работник просит копию бумажной трудовой книжки, то работодатель обязан ее выдать. Расскажем, как правильно заверить копию по требованиям национального стандарта ГОСТ и что будет, если проигнорировать просьбу работника.
Срок и порядок выдачи копии трудовой книжки
обязывает работодателя выдать работнику копии документов, связанных с работой, в течение трех рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления.
Копии документов предоставляются на безвозмездной основе и должны быть заверены надлежащим образом.
Если работник выбрал электронный способ ведения трудовой книжки, то тогда по его запросу работодатель должен выдать справку по форме СТД-Р. О том, как правильно заполнить такую справку мы рассказывали в этой статье.
Как правильно подготовить и заверить копию трудовой книжки? Вам нужно откопировать все заполненные страницы документа и поставить заверительную запись на каждой из них.
Правила оформления таких записей, в т. ч. на копиях трудовых книжек, можно найти в национальном стандарте ГОСТ Р 7.0.97-2016, который утвержден приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст. По правилам запись может быть сделана чернилами от руки , либо проставлена с помощью готового штампа .
На каждой странице документа, должна стоять запись (штамп) со следующими реквизитами:
- надпись «Верно» или «Копия верна»;
- сведения о месте, где хранится оригинал документа, например:
« Подлинник документа находится в ООО „Меридиан“ в деле № 7/2021 за 2021 год».
Если номенклатура дел не ведется (как обычно и происходит в небольших компаниях ) , запись можно видоизменить, как показано в образце ниже.
- должность, ФИО и подпись ответственного лица;
- дата и печать (при наличии).
На последней странице также нужно проставить дату выдачи копии и надпись «Работает по настоящее время».
Образец последней страницы будет выглядеть так:
Оптимизируйте документооборот в своей компании — доверьте архивную обработку и надежное хранение налоговых, бухгалтерских, кадровых и других документов сервису Делис Архив.
Срок действия копии трудовой книжки
Законодательством срок действия копии трудовой книжки не установлен. Однако структура. которая затребовала копию у вашего сотрудника, может установить такой срок. Например, банки, когда запрашивают пакет документов для выдачи кредита, обычно требуют копию трудовой книжки не старше одного месяца.
Нарушение трудового законодательства карается по . За первичное нарушение последует предупреждение или штраф в размере:
За повторное нарушение наказание будет строже:
- от 10тыс.до 20 тыс.руб . — для ИП или должностного лица ( ему также может грозить дисквалификация на срок от 1 до 3 лет
- от 50тыс.до 70 тыс. руб . — для юридического лица.
В 2022 году власти смягчили наказание для субъектов МСП за административные нарушения. В частности, «малышей» запрещено наказывать дважды за одно и то же правонарушение. То есть, если руководителя уже привлекли к ответственности, то штрафовать за это же нарушение саму компанию — неправомерно ( закон № 70-ФЗ от 26.03.2022 ).
При обращении за заверением трудовой книжки работник должен иметь при себе документ, удостоверяющий личность. Работодатель не имеет права отказать в заверении трудовой книжки работнику, если у него есть законные основания для этого. Отказ в заверении трудовой книжки может быть обоснован отсутствием подписи лица, ответственного за заверение документов, либо наличием существенной ошибки или фальсификации в трудовой книжке.
Осуществление заверения трудовой книжки не является бесплатной услугой для работника. Работодатель имеет право установить определенную плату за заверение трудовой книжки, если эта услуга не входит в перечень обязательных для него.
Заверенная трудовая книжка предоставляет работнику возможность подтвердить свой стаж работы, место работы и должность, занимаемую им в организации. Трудовая книжка является официальным документом, подтверждающим трудовую деятельность работника и необходима для решения различных вопросов, связанных с трудоустройством, пенсионным обеспечением, социальным страхованием и другими аспектами жизни работника.
В случае утраты трудовой книжки работник обязан обратиться к работодателю с заявлением о выдаче дубликата документа. Работодатель обязан выдать дубликат трудовой книжки в течение 10 рабочих дней со дня поступления заявления. Заверение дубликата трудовой книжки осуществляется таким же образом, как и оригинала.
Правильное заверение трудовой книжки является важным шагом для работника при решении различных вопросов, связанных с его трудовой деятельностью. Наличие заверенной трудовой книжки упрощает процедуру трудоустройства, позволяет получить необходимые документы для пенсионного обеспечения и социального страхования, а также предоставляет возможность подтвердить свой трудовой стаж и опыт работы.
Таким образом, заверение трудовой книжки является важной процедурой для работника, обеспечивающей надлежащее подтверждение его трудовой деятельности. Работодатель обязан предоставить работнику возможность заверить трудовую книжку и оберегать этот официальный документ от утраты и повреждений. В свою очередь, работник обязан бережно хранить трудовую книжку и обращаться к работодателю при необходимости ее заверения или восстановления.
Куда может потребоваться копия трудовой книжки
Чаще работники обращаются за заверенной копией для предоставления:
- В банк при оформлении кредита, чтобы подтвердить место работы и наличие постоянного дохода.
- В суд, органы внутренних дел.
- Для собеседования с другим работодателем при устройстве на новую работу или по совместительству.
- Для оформления загранпаспорта.
- В органы социальной помощи и поддержки населения, чтобы оформить пособия, субсидию.
- При оформлении визы для выезда в другие страны.
В каждом из случаев потребуется подтверждение стажа работника, наличие постоянного места работы, а значит стабильного дохода.
Неправильно заверенная копия трудовой книжки может обернуться неоднократным посещением организаций, стоянием в очередях, недовольством начальника из-за отсутствия работника на рабочем месте. Как же правильно заверить трудовую книжку в 2024 году?
Как сделать копию
Бумажная копия трудовой книжки должна быть читаемая, если она сделана на принтере. Яркие полосы, слишком темный фон страницы недопустимы. Также копию можно сделать с помощью сканера, фотоаппарата, написать от руки.
Рукописная копия делается в том случае, когда записи в книжке сделаны неразборчиво, выцвели от времени, при копировании их невозможно прочесть.
При копировании, сканировании, фотографировании все записи должны быть в поле видимости. Недопустимо отсутствие части, полей страницы трудовой книжки на ее ксерокопии, даже когда на них отсутствует запись.
Копия книжки должна быть с одной стороны листа, двустороннюю копию могут не принять в работу.
Работник обращается за копией трудовой к начальнику или ответственному за кадровое делопроизводство. Достаточно устного обращения. Если правила документооборота в организации требуют написания заявления на выдачу копии, то нужно написать заявление на имя директора.
Копия трудовой книжки должна быть выдана работнику в трехдневный срок после обращения. В этом отношении письменное заявление с указанием даты обращения не позволит забыть делопроизводителю о необходимости сделать копию.
Отказ работодателя предоставить работнику заверенную копию трудовой считается нарушением статьи 62 ТК РФ, части 1.
Если потребуются сведения об определенном периоде работы, то можно ксерокопировать только ту ее часть, где есть записи об этом периоде. Потребуется также копия титульного листа.
Срок действия копии не установлен законодательно. Кредитные организации, СФР, суд определяют срок не более 30 дней, по истечении которых потребуется новая заверенная копия. Если после копирования в трудовую внесена новая запись, то копия не будет считаться действительной.
Заверение
Заверяет трудовую книжку руководитель организации, реже эта обязанность возложена на главного бухгалтера. Каждый лист ксерокопии заверяется от руки синими чернилами либо штампом организации для заверения копий.
- Запись «верно», «копия верна».
- Запись о месте хранения подлинника документа, за какой год, номер дела.
- Подпись ответственного лица, директора или главного бухгалтера.
- Должность ответственного лица.
- Дату копии.
- Печать организации.
Если листов много можно заверить копию следующим образом. Листы сшиваются ниткой, на оборотной стороне последнего листа ставится пломба. При отсутствии пломбы в организациях на нитку ставится штамп, содержащий запись «прошито и пронумеровано листов», подпись, должность ответственного лица, дата. На нитку можно наклеить наклейку, а уже на нее поставить штамп или написать от руки. Каждый лист копии нумеруется.
В случае, когда предприятие работает без круглой печати, а это допускается, копия заверяется только подписью руководителя, с расшифровкой его ФИО и указанием должности, даты. Можно сделать приписку, что организация работает без печати. Такая заверенная копия также будет действительной.
Иногда работник просит на последнем листе копии написать «работает по настоящее время». Законодательно это не запрещено.
Как правильно заверить копию трудовой книжки
Снять копию с рассматриваемого документа для специалистов кадрового отдела фирмы труда не составит. Но как заверить копию трудовой книжки?
С 01.07.2018 порядок оформления заверительных надписей, в т. ч. на копиях трудовых книжек, установлен новым нацстандартом «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (ГОСТ Р 7.0.97-2016, утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст в ред. от 14.05.2018). Согласно этому стандарту правильная заверительная надпись при выдаче копии документа для представления в другую организацию должна выглядеть так (она может быть рукописной, а может быть в виде штампа):
Подлинник документа находится в ООО «ХХХ» в деле № Х за ХХХХ год.
Должность Подпись Расшифровка
Но для копии трудовой книжки будут три дополнительных нюанса:
- Это многостраничная копия. Поэтому заверительную надпись нужно делать на каждой странице.
- На последней странице обязательно нужно написать «Работает по настоящее время» и указать дату выдачи копии. Как правильно делать эту надпись, смотрите на нашем образце.
- Оригинал трудовой книжки хранится не в деле, а, как правило, в сейфе работодателя, поэтому указать номер дела не получится. Это не страшно — запись о месте хранения подлинника можно видоизменить. Например, так: «Подлинник документа находится в сейфе отдела кадров ООО «ХХХ»».
Заверение копии трудовой книжки: образец
Соблюдение указанных выше несложных правил позволит фирме выполнить требования ст. 62 ТК РФ и через 3 дня предоставить работнику корректную копию его трудовой книжки, заверенную в надлежащем порядке.
Скачать образец, как заверить копию трудовой книжки, вы можете в КонсультантПлюс, оформив бесплатный пробный доступ к системе:
О том, как в 2023 году заполнять непосредственно саму трудовую книжку, читайте здесь.
Итоги
Заверенная копия трудовой книжки может потребоваться специалисту во многих случаях:
- при получении кредита;
- для собеса и др.
При этом от фирмы требуется следование некоторым несложным правилам:
- проставить на каждом листе копии надпись: «Верно / Копия верна»;
- на последнем листе добавить запись: «Работает по настоящее время»;
- указать место хранения подлинника;
- после чего подписать все листы от имени ответственного специалиста компании и заверить оттиском печати.
История 1:
Я, юрист Александр Иванов, представляю интересы своего клиента, гражданина Романа Смирнова, который столкнулся с проблемой заверения своей трудовой книжки. Роман является работником крупной компании, и в процессе устройства на новую работу ему потребовалось предоставить заверенную копию трудовой книжки. Однако, он столкнулся с трудностями, так как ранее его трудовая книжка была утеряна.
Роман обратился в свою предыдущую организацию, где он работал более 5 лет, с просьбой о предоставлении дубликата трудовой книжки. Однако, он столкнулся с отказом, так как компания не хранила электронные копии трудовых книжек и утерянная книжка была единственным документом.
Я провел исследование действующего законодательства и обратился к положениям Трудового кодекса Российской Федерации, а также к практике судебных решений по аналогичным ситуациям. В результате, я пришел к выводу, что Роман имеет право на восстановление трудовой книжки.
Согласно статье 69 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан хранить трудовую книжку в течение 75 лет со дня прекращения трудового договора. Также, судебная практика подтверждает, что работодатель обязан предоставить дубликат трудовой книжки в случае ее утери работником.
Я направил официальный запрос в предыдущую организацию Романа, с требованием предоставить дубликат трудовой книжки. В ответ на мой запрос, работодатель предоставил копию трудовой книжки, заверенную руководителем компании и печатью.
Таким образом, благодаря моим юридическим усилиям и применению соответствующих норм законодательства, Роман Смирнов смог получить заверенную копию своей трудовой книжки. Это позволило ему успешно устроиться на новую работу и продолжить свою карьеру.
История 2:
Приветствую! Меня зовут Юлия Петрова, и я юрист, специализирующийся на трудовом праве. Сегодня я расскажу вам историю о том, как моя клиентка, Анна Иванова, столкнулась с проблемой заверения своей трудовой книжки.
Анна работала в небольшой компании, которая внезапно закрылась из-за финансовых проблем. Компания не выплатила заработную плату своим сотрудникам и не предоставила им трудовые книжки. Анна, решив устроиться на новую работу, обнаружила, что заверенная копия ее трудовой книжки необходима для прохождения процесса трудоустройства.
Я провела исследование действующего законодательства и обратилась к положениям Трудового кодекса Российской Федерации, а также к практике судебных решений по аналогичным ситуациям. В результате, я пришла к выводу, что Анна имеет право на восстановление трудовой книжки.
Согласно статье 67 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан вести трудовую книжку для каждого работника. В случае утери трудовой книжки, работник имеет право обратиться в суд с требованием о восстановлении трудовой книжки.
Я советовала Анне подать иск в суд на восстановление трудовой книжки и требование о выплате неуплаченной заработной платы. В ходе судебного разбирательства было установлено, что компания действительно не выплатила заработную плату Анне и не предоставила ей трудовую книжку.
Суд принял решение о восстановлении трудовой книжки Анны и обязал компанию выплатить задолженную заработную плату. Кроме того, суд признал компанию виновной в нарушении трудовых прав Анны и назначил ей компенсацию за моральный вред.
Таким образом, благодаря моим юридическим усилиям и применению соответствующих норм законодательства, Анна Иванова смогла восстановить свою трудовую книжку и получить компенсацию за неуплаченную заработную плату. Это позволило ей сохранить свои трудовые права и защитить свои интересы как работника.